Artículos
Los artículos son aquellos productos o servicios que comercializamos o que adquirimos para el funcionamiento interno de la empresa. Es de gran importancia mantener una sólida estructura de artículos en al base de datos para maximizar la eficiencia de tu negocio.
Antes de dar de alta artículos, has de tener en cuenta en qué familia se encontrará. Es muy importante mantener una coherencia en la estructura, así que ten bien claro las familias y grupos de tu base de datos antes de dar de alta artículos.
También se recomienda mantener una numeración (Código) bien estructurada que te epermita mantener una coherencia y orden. Por ello, pese a que el programa te sugerirá de manera automática un código, recomendamos seguir la siguiente estructura:
Codificación propuesta: Artículo 00000012003 -> El “1” le informa que es un artículo del Grupo 1, el “12” que es de la Familia 12. Finalmente el “003” es el número de artículo. De esta manera podrá mantener una base de datos organizada y ordenada con una óptima numeración.
Ficha de Artículo
Para acceder a la ficha de artículo has de realizar click en la pestaña «Artículos». En la parte superior de la ficha se nos muestra el código del producto, así como la descripción (de carácter interno, el cliente no observará dicho campo) y el texto a imprimir (de carácter externo, es el texto que se imprimirá en el ticket/factura de venta).
Pestaña «General»
Es la ficha principal del artículo y en ella nos encargaremos de modificar parámetros como el precio, coste, familia y grupo al que pertenece el artículo:
- Familia: Selecciona la familia a la que pertenecerá el artículo. Recuerda que puedes seleccionarlo introduciendo el código interno de la familia o buscando la familia haciendo click en el icono «Lupa».
- Grupo: A nivel informativo, te muestra el grupo al que pertenecerá.
- Ubicación: Si trabajas con diferentes almacenes, aquí seleccionarás en cuál se encontrará dicho artículo.
- Coste neto y medio: El coste del artículo, el neto será el del último artículo comprado y el medio será calculado conforme toda la serie histórica.
- Tarifas: Ategest soporta múltiples tarifas para un mismo producto. Para fijar el precio puedes realizarlo manualmente (doble click en la columna «PVP») o automáticamente según el precio de compra (doble click en la columna «Margen»).
Pestaña «Propiedades»
En la pestaña de propiedades podrás modificar tres características del artículo: su tipo, el impuesto con el que se cargará y, en el caso de ser un artículo que se venda a granel, definir su peso.
- Tipo de artículo: Ategest te permite clasificar a todos los artículos según su tipología. Es muy importante realizar una correcta clasificación de los artículos para facilitar el trabajo diario, así como obtener una valoración más fidedigna de su stock.
- Artículo mixto: son aquellos artículos que compras a un mayorista y luego vendes al cliente final sin realizar cambios significativos en él. Por ejemplo, una lata de refresco.
- PLU. Elaborado: Todos los artículos que requieren de una elaboración interna en su negocio. Por ejemplo, al comercializar una ensalada se compran diversos ingredientes y posteriormente se transforman en una ensalada.
- Almacén: Dentro de los artículos del tipo «Almacén» se encuentran todos aquellos artículos que se adquieren para el funcionamiento del negocio y no se venden de manera directa al consumidor final. Esto pueden ser utensilios y material de limpieza, uniformes… También nos encontramos con los ingredientes de los productos elaborados. Por ejemplo, si una ensalada es un PLU Elaborado, el tomate, la lechuga y la cebolla serán artículos de almacén.
- Servicio: Los artículos del tipo «Servicio» son aquellos en los que el producto que se comercializa no es almacenable, puesto que es la prestación de un servicio. Es importante identificarlos ya que de esta manera, los servicios no aumentarán la valoración del stock.
- Descatalogado: Todos aquellos artículos que ya no se comercializan se marcan como descatalogados, de esta manera seguirás manteniendo el historial de ventas de sus artículos pero no le molestará a la hora de facturar (no aparecen en el TPV).
- Tarea, texto libre e Incidencia: Son tipos de artículo de uso interno y que, en principio, para el usuario del TPV Autónomo no son de utilidad.
- Impuesto: Aquí definirás el tipo impositivo del artículo. Únicamente has de seleccionar el tipo que se le cargará a dicho producto.
- Granel: Para todos aquellos artículos que se comercialicen a granel se ha de determinar el precio para una cantidad. Dicha cantidad puede ser determinada por diversos parámetros, bien sea por peso, volumen, unidades…
Pestaña «Stock»
En la presente pestaña podrás regularizar y contabilizar el stock del producto en cuestión. El stock peude ser gestionado de manera manual en esta pestaña o mediante facturas de compra donde se irán dandod e alta las compras en el stock. Toda la gestión del stock de sus productos será estudiada con profundidad en el capítulo «Gestión de Stocks».
Pestaña «Componentes»
La pestaña componentes nos permite realizar un escandallo de nuestros productos. Esto significa que el producto que vendemos puede estar compuesto por varios ingredientes o diferentes materias primas. También nos puede servir para vender packs de productos sin tener que estar dando de alta cada uno.
Esto es de vital importancia para mantener una correcta gestión del stock ya que deseamos dar de baja los productos que se han comercializado. Vamos a ver un caso práctico para mostrar una correcta gestión del escandallo.
Caso práctico: Escandallo de un producto elaborado:
Nos encontramos ante el caso de un restaurante que desea dar de alta el artículo «Ensalada Mixta», que se compone de 100g de lechuga, 50g de cebolla y 2 tomates.
Damos de alta los artículos «Lechuga», «Tomate» y «Cebolla», todos ellos del tipo «Almacén» y ponemos en la lechuga y cebolla el precio por kilogramo, y como los tomates los compramos por unidad, ponemos el precio del tomate por unidad.
Creamos el artículo «Ensalada Mixta». Su tipo va a ser «PLU Elaborado» puesto que es un producto que no compramos hecho sino que lo elaboramos en el negocio.
En nuestro negocio realizamos una «Ensalada Mixta» y calculamos el peso aproximado de los ingredientes que utilizamos y lo anotamos.
Vamos a la pestaña «Componentes» y añadimos los ingredientes. Nótese que en cantidades hemos puesto los gramos de lechuga y cebolla correspondientes, y que en el caso del tomate hemos añadido las unidades.
¡Ya se encuentra realizado el escandallo! Una vez guardemos los cambios, cada vez que se realice una venta de una ensalada se darán de baja las cantidades de los ingredientes que lo forman.
Pestaña «Códigos Externos»
Los códigos externos te permiten compartir la codificación de los artículos con las de tus proveedores facilitándote de esta manera encontrar dichos artículos cuando recibas las facturas de compras.
También puedes añadir como código externo el EAN del artículo (muy recomendable en el caso de utilizar un escáner) y así poder mejorar la eficiencia en el proceso de facturación.
Para añadir códigos externos únicamente has de introducirte en la pestaña «Códigos Externos» y añadir tantas filas como códigos quieras añadir. Si quieres asociar el código a un proveedor en particular, has de haberlo creado previamente en la sección proceedores (Capítulos posteriores del manual).
Pestaña «Observaciones»
Si deseas añadir cualquier observación al artículo no tienes más que añadirla en la pestaña de «Observaciones». Dichas observaciones serán de carácter interno y te ayudarán a identificar artículos o añadir información sobre el artículo que pueda ser de utiliad para tu equipo.
En el caso de tener contratado MiTiendaOnline o MyOrder, el campo de observaciones se mostrará al público en la ficha del artículo siendo de utilidad para añadir información y descripciones más precisas del mismo.
Pestaña «Imagen»
En esta pestaña se modificarán y gestionarán las imágenes de los productos. Antes de entrar en la metodología se ha de explicar para qué deseamos tener las imágenes de los artículos.
En el caso de desear añadir botones con imágenes para artículos o familias en tu interfaz de facturación, primero deberás de añadir dichas imágenes para poder introducirlas en el botón.
Si contratas un servicio cono MyOrder o MiTiendaOnline, si deseas mostrar imágenes de los artículos que tienes a la venta estas serán recogidas desde la imagen que tengas identificada al artículo. Así que recuerda, si quieres ofrecer uan buena impresión a tus usuarios… no dudes en poner imágenes atractivas y que describan de manera correcta el artículo.
Para realizar el mantenimiento de imágenes debemos de introducir las imágenes que deseemos: Para dar de alta las fotos, primero hemos de incluirlas dentro de la base de datos de Ategest. Para ello hemos de acceder al menú «Mantenimiento de Imágenes» y le damos a «Nuevo».
Para añadir las imágenes hacer click en «Cambiar Imagen» y nos saldrá un navegador a través del cual podremos añadir la foto que queramos subir.
Una vez hayamos introducido todas las imágenes en la base de datos de Ategest tenemos que enlazar la imagen al artículo. Para ello, en la misma pestaña de «Imagen» le damos al botón «Buscar Imagen». Una vez dentro, podemos filtrar las imágenes por su descripción (en el ejemplo buscamos «Almejas») y seleccionamos la imagen que deseamos mostrar. Finalmente, le damos al botón «Enviar» y ya se encuentra enlazada la imagen al artículo.
De esta manera podemos gestionar todas las imágenes de nuestra base de datos. Primero las damos de alta de manera rápida y sencilla para después enlazarla a los artículos que deseemos.
Pestaña «Vínculos»
La pestaña «Vínculos» nos posibilita la opción de asociar productos que en un principio se podrían vender por separado, pero que algunos clientes querrían pedir de forma conjunta.
Esto nos permite llevar una buena gestión de la empresa, al dar de baja directamente los productos que estén vinculados al stock.
Ahora veremos un caso práctico de vínculo:
Nos encontramos ante la posibilidad de un bar que quiere vender un combinado de ron con refresco, sea cual sea.
Damos de alta los artículos «Ron», «Coca-Cola», «Seven-up», «Agua» y «Hielo». Una vez dados de alta todos los refrescos y el hielo, damos de alta el grupo de selección «Refrescos», en el que agrupamos todos los refrescos y el grupo de selección «Hielo», donde meteremos el hielo.
Ahora vamos al artículo «Ron» y pinchamos sobre la pestaña «Vínculos». En descripción seleccionaremos Refrescos y Hielo, en Unidades pondremos las unidades de refrescos y hielo que se van a vender con el combinado. En Orden seleccionaremos en qué orden queremos que se nos pregunte el grupo que se va a vincular (por ejemplo: primero nos pregutnará qué refrescos vamos a poner en el combinado y leugo se nos preguntará si el combinado llevará hielo).
Luego, en «Permitir Saltar», seleccionamos si queremos que la elección del hielo, por ejemplo, se pueda saltar sin tener que contestar; y en «Tipo de Tarifa» seleccionamos el precio que se va a poner dependiendo del refresco que lleve vinculado el combinado, siendo tarifa 0 en caso de no querer cobrarle el refresco o PVP1 si se quiere cobrar el precio asociado al refresco.
Por último, pulsar en «Finalizar» para que se quede guardado el vínculo. A partir de ahora, cada vez que vendamos el combinado nos saldrán las múltiples opciones en las que podemos servir el combinado y se reducirán las unidades en el inventario.
